O objectivo deste módulo é fazer a importação e exportação dos documentos de base das transacções económicas mantidas entre os agentes económicos.

Mas como funciona o sistema de transferência de ficheiros via EDI?

Esta rotina pressupõe uma troca de informação entre os dois agentes de uma relação comercial: Cliente e Fornecedor.

Vejamos o seguinte exemplo:
Regra geral esta troca de informação começa no envio de uma encomenda ao fornecedor. Se há lugar a correcção da mesma, a primeira pode ser seguida de uma nota de alteração da encomenda.




Quando o fornecedor envia a mercadoria encomendada ao cliente, envia uma Guia de Remessa que contém a relação da mercadoria despachada, conforme se pode observar no ponto 2.
De seguida, se a mercadoria se encontra de acordo com a Guia de remessa e com o que foi encomendado o Cliente avisa o Fornecedor que recebeu a mercadoria conforme o previsto, como se observa com o envio do Aviso de recepção no passo 3. Em caso de não conformidade entre o encomendado e o recepcionado, pode existir lugar ao envio de uma Nota de Crédito pelo fornecedor. Este deve também enviar a Factura da mercadoria expedida, como se vê no passo 4.
*- Estes documentos não são dossiers internos mas sim documentos de facturação.
Na Gama Enterprise existe ainda a possibilidade de importar os dossiers via XML através de Alertas configurados para a opção "Receber Ficheiros XML", com o módulo de Documentos Electrónicos.


O funcionamento desta rotina é definido nos parâmetros e nas configurações dos documentos a importar/exportar.


Para que seja possível proceder ás rotinas de importação e exportação é necessário efectuar algumas configurações. Depois dos parâmetros se encontrarem devidamente configurados, devem definir-se dados importantes a nível dos intervenientes destas rotinas; ou seja:

O Cliente deve estar devidamente configurado como um cliente que exporta facturas por Edi e deve conter na sua identificação, o código EAN preenchido.

Também no ficheiro de artigos, devem ter-se devidamente configuradas as referências objecto de EDI, com o código de barras preenchido. O Código de barras, quando devidamente definido contém o código EAN do artigo.

Depois é necessário preparar os documentos para importar e ou exportar. Tanto os dossiers internos como os documentos de facturação possuem, na sua configuração, um campo, que permite guardar a configuração do ficheiro EDI a utilizar na operação.

De seguida é necessário configurar a estrutura dos ficheiros para importação/exportação que podem assumir um dos seguintes formatos:
ASCII
XML
XML PADRÃO