A emissão de Faturas referentes a adiantamentos de clientes
O Decreto-lei nº 197/2012 de 24 de Agosto introduziu inúmeras alterações às regras de Faturação, nomeadamente no que diz respeito à emissão dos recibos de adiantamento, os quais deixaram de ser permitidos devendo ser emitida Fatura sempre que uma empresa receba valores por conta de bens e serviços ainda não rececionados/efetuados (Nº 1, alínea b) do Artº 29 do CIVA).

De acordo com o estipulado no supra citado decreto-lei, que alterou o Código do Imposto Sobre o Valor Acrescentado, a partir de 1 de Janeiro de 2013 a emissão de faturas passou a ser obrigatória para todos os agentes económicos em qualquer transação que seja efetuada, deixando de ser possível a emissão de qualquer outro documento.

A obrigatoriedade de emissão de faturas aplica-se a qualquer transação de qualquer sector de atividade. Caso uma empresa emita um documento que não seja fatura, está a violar a lei e está sujeita a coima que pode atingir os 3750 euros por infração.

Este documento tem como objetivo explicar o funcionamento dos recibos de adiantamento na aplicação, em todas as gamas da Versão 2014 (com executável posterior a 15.04.2013) e versões seguintes:
1. Como configurar a Fatura de Adiantamento no PHC 2. Como devolver o adiantamento ao Cliente 3. Como regularizar o Adiantamento do Cliente na Fatura Final

1 - Como configurar a Fatura de Adiantamento no PHC
Para emitir uma Fatura inerente a um adiantamento efetuado por um cliente deve aceder ao ecrã Recibos de Adiantamento (Menu Gestão " Outras Opções de Clientes " Recibos de Adiantamento para Clientes).

Para configurar os documentos referentes aos Adiantamentos deve aceder ao ecrã "Configuração de Recibos de adiantamentos de Clientes". Nesse ecrã existem campos de preenchimento obrigatório tais como:

Nome da Série - deve ser preenchido com "Fatura"

Tipo para Saft - deve ser escolhido o tipo "FT"

Identificador da Série - Deve dar um nome à escolha de forma a identificar mais facilmente a série do documento. Este campo permite apenas a inserção de letras, com o máximo de 10 carateres. Exemplo: AD

No campo Código de movimento de c/c deve ser definido o código de conta corrente que irá ficar associado ao adiantamento.

No ficheiro do SAFT este movimento irá ter o mesmo comportamento de uma Fatura ou seja irá ser apresentado no CreditAmount.
O campo lógico "Recibo para adiantamento com preço incerto" só deve estar ativo se ao emitir a Fatura não se souber o valor da venda.

Para determinar se o adiantamento é com preço fixado ou não, deve-se sempre perguntar se no momento do adiantamento o preço já tinha sido acordado. Caso a resposta seja negativa, deve ativar essa opção.
Se o produto/serviço estiver enquadrado como isento de IVA, no campo IVA deve inserir 0 (Zero), preenchendo o respetivo motivo de isenção.


2 - Como devolver o adiantamento ao cliente
Para anular um documento de venda do tipo Fatura tem de se emitir uma Nota de Crédito, e relacioná-la com o documento que pretendemos anular.

2.1 - Configuração do documento de devolução do adiantamento
Antes de ser possível emitir a Nota de Crédito é necessário criar e configurar uma série para Nota de Crédito para Devolução de Recibos de Adiantamento. Para isso deve aceder ao ecrã "Configuração de Recibos de adiantamentos de Clientes" e criar um registo com as seguintes especificidades:

O código de Tesouraria utilizado deve ser um código de saída (por exemplo Devolução);

O Tipo para Saft deve ser "NC";

Deve ativar a opção "Série para devolução de Recibos de Adiantamento".

2.2 - Emissão do documento de devolução do adiantamento - Nota de Crédito
Após a configuração da Série de Notas de Crédito para devolução de Recibos de Adiantamento, é agora possível efetuar o registo da anulação do Adiantamento.
No ecrã de "Recibos de Adiantamento" deve escolher o cliente para o qual pretende emitir a Nota de Crédito. Ao lado do campo nome e número de cliente existe um botão de seleção de recibos de adiantamento , que ao ser clicado apresenta todos os adiantamentos efetuados pelo cliente selecionado e que ainda não se encontram regularizados.



Ao gravar o registo, é atualizado o valor do campo "Valores já regularizados" a crédito no movimento de origem, e é criado um novo movimento de c/c auto-regularizado a débito.
Também na tesouraria é criado um registo com o valor de saída no banco definido no recibo.

Na integração dos "Recibos de Adiantamento", quando estes têm valor negativo, são lançados os movimentos contrários aos do documento original. O ficheiro SAFT tem em conta esta série, lançando os valores como DebitAmount, e integrando os campos de DocumentTotals.

Validações:

Não é permitido ao utilizador lançar uma devolução de adiantamento com valor superior (em absoluto) ao que não está regularizado;

Não é permitido alterar uma série de devolução com documentos lançados;

É permitido anular registos quer de um recibo de adiantamento quer de uma série de devolução. Os movimentos são apagados, mantendo o registo; no entanto, deve ter em conta que se já tiver enviado o ficheiro SAF-T de faturação para o mês em causa, o mesmo não será afetado. A anulação deve ser evitada para prevenir uma discrepância entre os documentos e o ficheiro.

Nas séries configuradas como de devolução é obrigatório que sejam de recebimentos (ex: R20001") por se tratar de uma anulação, sendo para isso necessário lançar um movimento de tesouraria com valor no campo de saída e com classificação de entrada, à semelhança do que ocorre quando incluímos uma Nota de Crédito num Recibo;

Não é permitido escolher outro tipo que não "NC" quando a série é de devolução;

Não é permitido emitir registos desta série na "Emissão automática de Recibos";

Não permite lançar valores positivos numa série de devolução;

Nota Técnica

Quando, em modo Touch, o utilizador tenta inserir um registo numa série de devolução, é despoletada a mensagem "Desculpe, mas uma série configurada para devolução de Recibos de Adiantamento não está disponível em modo Touch." e é impedido de o fazer.
No PHC CS Web não são listadas as séries configuradas para devolução.


3 - Como regularizar o Adiantamento do Cliente na Fatura Final
Para ser possível a emissão automática da Nota de Crédito ao regularizar um adiantamento numa Fatura, na versão 2014 (com executável posterior a 15.04.2013) e versões seguintes a aplicação já inclui uma série de documentos de faturação configurada de forma a não movimentar conta corrente, não integrar automaticamente na contabilidade, não lançar na tesouraria e não movimentar stocks. Este documento permite utilizar motivos de isenção nas linhas e é emitido automaticamente ao assinar a Fatura.

Esta série não é, nem deve ser utilizada, para documentos importados nem para documentos produzidos externamente e o tipo para SAFT é "NC".

A série criada por defeito tem como nome "N/C Adiantamento", caso já exista uma série com esse título a mesma é inserida com o nome "N/C Adiant. PHC".

Ao emitir uma Fatura a um cliente que anteriormente tenha efetuado um adiantamento, pode regularizar o valor desse mesmo adiantamento no documento a emitir.

No ecrã de faturação, depois de selecionar o cliente e inserir os artigos, deve aceder ao separador "Regularizações" e clicar no botão. Será aberta uma nova janela - "Documentos de Faturação" - com os registos de adiantamentos efetuados pelo cliente apresentados numa grelha, de forma a ser possível selecionar, linha a linha, o(s) adiantamento(s) que pretende regularizar na Fatura que está a ser preparada. Depois de ativar a(s) linha(s) pretendida(s) deve escolher a opção "Gravar" e o valor será regularizado.

Quando a Fatura se encontra finalizada e a mesma é gravada e assinada a aplicação emite ao mesmo tempo que a Fatura uma nota de crédito, que tem como objetivo anular o movimento de Adiantamento.
A emissão desta Nota de Crédito (a partir do ecrã de faturação - Regularizações), não movimenta conta corrente, não integra automaticamente na contabilidade (nem deve ser integrada manualmente), nem movimenta stocks.

A emissão da Nota de Crédito só é efetuada ao assinar ou seja:

Quando se grava e o documento é assinado

Quando é assinado ao imprimir, ou

Quando é assinado no respetivo botão.

No separador de "Regularizações" do ecrã de Faturação, é possível navegar para a Nota de Crédito emitida, bastando para tal clicar na opção

Gama e versão do software PHC em que foi testado: Advanced 2014